Ako zefektívniť dodávateľské zmluvy

Dokumentácia spoločnosti by sa mala uchovávať v poriadku. Aby ste medzi ostatnými obchodnými dokladmi ľahko našli ten pravý kontrakt na dodávku tovaru, je vhodné pre ne vytvoriť samostatnú poličku alebo priečinok. Ale nielen to. Samotné zmluvy sa musia tiež zefektívniť.

Návod na použitie

1

Zhromaždite všetky zmluvy, ktoré chcete dať do poriadku, a vyhodnotte ich. Venujte pozornosť tomu, ako často sú uzatvárané as ktorými partnermi. To vám pomôže zvoliť spôsob klasifikácie dokumentov.

2

Ak existuje veľa partnerov, je vhodnejší spôsob dojednania zmlúv do dátumu ich uzavretia. V prípade, že sa zmluvy uzatvárajú na dlhšie obdobie s rovnakými firmami, môžu ich zmluvné strany zoskupiť do samostatnej kategórie (zložky). A v niektorých prípadoch stačí dohodnúť dohody v abecednom poradí podľa mien partnerských spoločností.

3

Bez ohľadu na to, ktorú metódu zvolíte, nezabudnite, že objemné priečinky sú veľmi nepohodlné. Skontrolujte zmluvy a odstráňte zo spoločnej hromady tie, ktorých platnosť vypršala. Vytvorte pre ne samostatný priečinok. Takéto zmluvy sa najčastejšie uplatňujú iba od prípadu k prípadu, v každodennej práci sa nevyžadujú.

4

Pri uzatváraní zmlúv v chronologickom poradí dodržiavajte všeobecné zásady uchovávania a uchovávania dokumentácie. V tých často používaných priečinkoch sa na vrchole nachádzajú nedávno uzavreté zmluvy. Nižšie sú uvedené dokumenty s predchádzajúcim termínom. Naopak, pri ukladaní do archívu by prvá mala byť hore a posledná zmluva uzavretá nižšie.

5

Na vizuálne oddelenie jednej kategórie od druhej použite značky, štítky, záložky a ďalšie kancelárske potreby. Uistite sa, že tieto oddeľovače sú jasne zvýraznené v priečinku. Tým sa výrazne uľahčí vyhľadávanie potrebných dokumentov.

6

Po tom, ako sú všetky zmluvy na dodanie tovaru vhodným spôsobom rozložené do zložky, nezabudnite zostaviť register dokumentov. Vezmite ju na obálku alebo ju vložte do zložky na vrchu všetkých zmlúv. V registri ponechajte prázdne riadky. Pri vkladaní novej zmluvy do registra zadajte informácie o nej.