Ako napísať list dodávateľovi

Obchodná korešpondencia si vyžaduje delikátnosť, najmä pokiaľ ide o listy dodávateľovi, pretože dôvodom odvolania môže byť nesplnenie povinností nielen z jeho strany, ale aj zo strany vašej organizácie.

Návod na použitie

1

Ak ide o váš prvý kontakt s dodávateľom, aby od neho objednal produkty, použite štandardnú žiadosť o dodávku produktu stanovenú touto organizáciou. Ak toto vyhlásenie nie je zverejnené elektronicky na webových stránkach organizácie, napíšte list v bezplatnom štýle.

2

Ak si objednáte niekoľko druhov výrobkov v rôznych množstvách, v prípade potreby zadajte objednávku vo forme tabuľky s názvom, výrobkom, farbou produktu. Zapíšte si povinnosť zaplatiť za objednaný tovar, poskytnite dodávateľovi informácie o vašej organizácii, na základe týchto údajov dodávateľ uzavrie zmluvu. Na konci listu vyjadrte svoje nádeje na ďalšiu vzájomne prospešnú spoluprácu.

3

Ak sa váš list dodávateľovi týka nesprávneho splnenia povinností vyplývajúcich zo zmluvy, predčasného dodania tovaru alebo tovaru zlej kvality, triedy alebo typu, použite obraty „Týmto listom vás informujeme …“, „informujeme vás …“. Jasne uveďte dôvod, prečo nemôžete prijať prepravovaný tovar. Obráťte sa na zmluvu alebo žiadosť o zmluvu, v ktorej je uvedené, koľko jednotiek a aký produkt mal dodávateľ poslať. V takom prípade bude dodávateľ ľahšie opraviť svoju chybu.

4

Ak sa váš list týka nemožnosti platby za tovar v lehote stanovenej v zmluve, informujte o tom dodávateľa v najjemnejšej, ale zároveň úradnej podobe. Použite obraty "Ospravedlňujeme sa za oneskorenie platby …", "Vzhľadom na okolnosti nemôžeme zaplatiť účty skôr ako …".

5

Povedzte protistrane presne, kedy máte v úmysle splatiť dlh, a či táto organizácia bude zaručená, že bude táto povinnosť splnená. Na konci listu vyjadrite nádej, že táto epizóda neovplyvní vaše dlhodobé partnerstvá.