Ako organizovať papierovanie

Papierovanie - práca s dokumentáciou a dokumentačná podpora pre vedenie v tejto konkrétnej organizácii, riadená GOST R 51141-98 "Papierovanie a archivácia. Termíny a definície." Organizácia kancelárskych prác je organizácia registrácie, uchovávania a používania prichádzajúcich, odchádzajúcich a interných dokumentov v súčasných činnostiach podniku.

Návod na použitie

1

Pri organizovaní administratívnej práce zistite, či vaša spoločnosť, organizácia, geograficky vzdialené jednotky alebo pobočky, berte túto skutočnosť do úvahy a zvážte mechanizmus interakcie s týmito jednotkami. Klerický systém v nich by mal byť totožný s ústredím, aby sa predišlo problémom pri registrácii a administratíve.

2

Zamyslite sa nad tým, ktoré z existujúcich foriem administratívy budete používať: centralizované, zmiešané alebo decentralizované. Ich výber určuje štruktúru podniku (či už má geograficky vzdialené jednotky) a technické vybavenie služby správy kancelárií. Ak je táto služba malá a nie je technicky zabezpečená, časť jej funkcií sa prevedie na jednotky. V tomto prípade prebieha zmiešaná dokumentácia. V prípade, že táto služba je vybavená všetkým potrebným personálom, hardvérom a softvérom, bude táto forma uchovávania záznamov centralizovaná.

3

V každej konštrukčnej jednotke vyberte špeciálnu personálnu jednotku, ktorá bude vykonávať papierovanie. Ak to nie je možné, vymenujte iného zamestnanca, ktorý spojí výkon svojich hlavných povinností s funkciou úradníka.

4

Určite počet a názvoslovie prípadov, ktoré budú obsahovať všetky prichádzajúce, odchádzajúce a interné dokumenty. Ak ide o dokumenty vyššej (materskej) organizácie, potom sa predkladajú hlave na posúdenie; dokumenty podriadených organizácií by sa mali predkladať na posúdenie zástupcovi vedúceho zodpovednému za prácu s nimi. V súlade s tým aj odvolania občanov - tomuto zástupcovi, ktorý je poverený povinnosťou pracovať s obyvateľstvom.

5

Po identifikácii kruhu korešpondentov vytvorte klasifikátor, podľa ktorého môžete okamžite určiť, do ktorej skupiny korešpondentov patrí tento dokument. Napríklad priraďte kód 01 pre orgány verejnej moci, kód 02 pre listy vyššej organizácie, kód 03 pre dodávateľov, kód 04 pre zákazníkov atď. Pomôže to zefektívniť pohyb dokumentov v rámci organizácie.

6

Rozhodnite sa, v akej forme sa bude pracovný tok vykonávať - ​​v časopise alebo na karte. Obidve formuláre sú implementované do špeciálnych programov na správu elektronických dokumentov. Ak takýto program stále nemôžete kúpiť, použite elektronické časopisy na registráciu dokumentov, ktoré sa dajú spustiť v Exceli.