Ako urobiť výročnú správu spoločnosti

Mnoho spoločností bez ohľadu na formu vlastníctva každoročne pripravuje verejné správy o výsledkoch ročných činností. Tieto dokumenty slúžia ako zdroj informácií pre širokú verejnosť a zároveň - sú viditeľným dôkazom efektívnosti alebo neefektívnosti organizácie.

Rozhodnutie zhromaždenia akcionárov o budúcom osude spoločnosti, o hodnotení činnosti organizácie verejnosťou atď. Môže závisieť od toho, ako je výročná správa dobre pripravená. Inými slovami, odborník alebo štrukturálna jednotka, ktorá zostavuje výročnú správu, si musí byť vedomý, že povesť závisí nielen od kvality konečného dokumentu, ale aj ďalší rozvoj podniku.

Úlohou prípravy výročnej správy je často analytické oddelenie alebo iná štrukturálna jednotka, ktorá vykonáva funkcie zhromažďovania informácií o činnosti celej spoločnosti za ročné obdobie.

V závislosti od druhu činnosti organizácie a povahy publika, pre ktoré sú dokumenty určené, môže byť správa navrhnutá v štýle interných dokumentov alebo verejných informácií pre širokú škálu čitateľov. Stylizácia internej dokumentácie sa rešpektuje pri správach predkladaných zakladateľom a akcionárom spoločnosti. V tomto prípade sa v správe kladie väčšia pozornosť na finančné ukazovatele, ekonomickú efektívnosť a výsledky práce na dosiahnutie hlavných cieľov uvedených v pláne.

Pre verejnú správu, ktorá sa spravidla zverejňuje na oficiálnej webovej stránke na verejné prezeranie, sa vyžaduje podrobnejší opis činností organizácie, jej úloh a poslania. Niekoľko poskytnutých informácií si vyžaduje podrobné vysvetlenie, pre ktoré sa pripravuje samostatná časť. Analytické služby sa spravidla podieľajú na vypracovaní verejnej správy v úzkej spolupráci so špecialistami na styk s verejnosťou, ktorí sú schopní upraviť informácie v závislosti od ich významu.

Bez ohľadu na povahu cieľového publika správy má každý konečný dokument jasné zoskupenie do sekcií. V prvej časti sa spravidla uvádzajú úlohy, ktoré boli stanovené pre organizáciu, a výsledky ich dosiahnutia. Nasledujú finančné výsledky za rok a výsledky výroby.

Poslednou časťou je spravidla činnosť spoločnosti v sociálnej oblasti. Tieto informácie sú spravidla obsiahnuté vo verejnej správe, ktorá predstavuje výsledky spoločensky orientovanej politiky spoločnosti. Ako materiál na zahrnutie do správy sa berú informácie o odmeňovaní zástupcov organizácie za vysoké úspechy v oblasti sociálnej podpory, výsledky charitatívnych aktivít atď.

Malo by sa pamätať na to, že pri výbere informácií na zváženie v správe je potrebné zachovať objektivitu poskytnutých informácií. Toto pravidlo sa musí dodržať, aj keď výsledky výkonnosti spoločnosti v prípade jednotlivých ukazovateľov nie sú ani zďaleka ideálne alebo naznačujú nedostatočnú efektivitu práce. Pokiaľ ide o túto skutočnosť, správa musí odrážať možné dôvody vedúce k podobným výsledkom, ako aj upútať pozornosť publika na pevný úmysel odstrániť problém v budúcom období.