Ako implementovať systém manažérstva kvality

Prítomnosť systému riadenia kvality je dnes dôkazom stability a spoľahlivosti spoločnosti. Jeho implementácia vám umožní zvýšiť spravovateľnosť a konkurencieschopnosť, ako aj znížiť náklady.

Budete potrebovať

• - „Politika kvality“;

• - „Sprievodca kvalitou“;

• - „zdokumentované postupy pre celý systém“;

• - program, ktorý je v súlade s „politikou kvality“;

• - regulačné dokumenty upravujúce obchodné procesy v spoločnosti;

• - vyškolený a vyškolený personál.

Návod na použitie

1

Systém manažérstva kvality - ukazovateľ spoľahlivosti spoločnosti a jej schopnosti vyrábať výrobky v súlade s požiadavkami zákazníka. Účelom zavedenia systému je odstrániť možné chyby v práci personálu, výsledkom čoho môže byť manželstvo. Postup zavedenia systému riadenia kvality je veľmi univerzálny a viacstupňový a vyžaduje si implementáciu dlhú dobu (do 1, 5 roka).

2

Implementácia systému riadenia kvality sa začína rozhodnutím manažmentu o uskutočniteľnosti začatia tohto procesu. Na úrovni vyššieho manažmentu sa vypracúvajú ciele vybudovania systému, ako aj konkrétne taktické kroky na ich dosiahnutie. To všetko musí byť zdokumentované vo forme objednávok a strategických dokumentov. Jedným z najdôležitejších je „politika kvality“, ktorá by mala prístupnou a stručnou formou obsahovať kľúčové zásady, na ktorých bude systém kvality založený. Mali by byť v súlade s prioritami spoločnosti a vychádzať z jej hodnôt.

3

V ďalšom kroku je potrebné zamestnancom oznámiť rozhodnutie o vytvorení systému a odôvodniť mu význam tohto postupu. Všetci zamestnanci pod vedením zodpovednej osoby v spoločnosti by mali študovať teóriu riadenia, ako aj základné normy ISO. Osobitná pozornosť sa venuje kompetenciám personálu, ich potrebným znalostiam a skúsenostiam v rámci systému riadenia kvality.

4

Ďalej musíte porovnať súčasný stav v spoločnosti a požiadavky na normy ISO. To sa dá dosiahnuť pohovorom so zamestnancami spoločnosti a ich vypočúvaním. Výsledkom by mala byť správa, v ktorej budú uvedené údaje o tom, ako sa implementujú osobitné požiadavky normy a čo je potrebné usilovať. Správa by mala venovať osobitnú pozornosť súčasnému stavu: hlavným a pomocným procesom spoločnosti, najdôležitejším obchodným procesom, dostupnosti príslušných predpisov, ako aj rozdeleniu zodpovednosti a právomocí medzi osoby a oddelenia. Výsledkom zavedenia systému riadenia kvality by malo byť odstránenie rozporov medzi súčasným a požadovaným stavom.

5

Implementácia systému riadenia kvality je nemožná bez projektového programu. Mal by obsahovať opis etáp postupu, zoznam osôb zodpovedných za každú etapu, ako aj rozdelenie rozpočtu. Tieto náklady zahŕňajú náklady na zaplatenie služieb externých konzultantov, náklady na školenie personálu, ako aj cenu, ktorá sa bude musieť zaplatiť za odvrátenie vedenia od hlavnej práce. Program uzatvára kritériá, podľa ktorých manažment určí, či sa im podarilo dosiahnuť svoje ciele (napríklad miera odmietnutia, spokojnosť zákazníka, percento návratnosti).

6

Normy systému ISO vyžadujú, aby boli zdokumentované všetky obchodné procesy spoločnosti. Spočiatku sa na základe „politiky kvality“ pripravuje „príručka kvality“. Tento dokument obsahuje opis oblastí zodpovednosti, požiadaviek na oddelenie kvality, algoritmus pre správu dokumentov, postupy prijímania a vybavovania sťažností. Ďalšia skupina dokumentov sa nazýva „Dokumentované postupy pre celý systém“. Podľa normy by sa malo regulovať 6 kľúčových postupov. Ide o správu dokumentov, údajov, audit, manželstvo, opatrenia, ktoré napravujú nedodržiavanie predpisov a zabraňujú výskytu nedodržiavania predpisov. Nakoniec by ďalšia skupina dokumentov mala opísať pravidlá pre efektívne plánovanie a implementáciu ich riadiacich procesov.

7

Po normalizácii všetkých obchodných procesov je potrebné začať skúšobnú prevádzku systému. Procesy môžete začať postupne, napríklad spustením skúšobnej prevádzky v oddelení dodávok a potom prejsť na oddelenie predaja. Pilotnú prevádzku by mal sprevádzať vnútorný audit systému riadenia s cieľom identifikovať silné a slabé stránky. Počas auditu by sa mali porovnávať kvantitatívne ukazovatele kvality a ideálne parametre, na ktoré je potrebné sa usilovať. Všetky odchýlky sa musia zaznamenávať a upravovať podľa výsledkov práce zamestnancov.

8

Posledným krokom je certifikácia QMS. Ak to chcete urobiť, musíte predložiť certifikačnému orgánu žiadosť, priložiť k nemu všetku pripravenú regulačnú dokumentáciu, tabuľku organizačnej štruktúry spoločnosti a zoznam jej kľúčových zákazníkov. Po preskúmaní predložených dokumentov a overení systému kvality priamo v podniku certifikačné stredisko vypracuje protokol, ktorý odráža všetky nezrovnalosti. Podľa svojich výsledkov musí spoločnosť odstrániť všetky pripomienky v obmedzenej lehote a poskytnúť výsledky úprav. Ak sa nezrovnalosti vyriešia, spoločnosti sa vydá osvedčenie. Dokončenie trvá asi mesiac.

9

Po tom, ako spoločnosť prejde certifikáciou, by sa práce na zlepšení systému riadenia kvality nemali zastaviť. Certifikačný orgán musí navyše pravidelne vykonávať opakované audity. Ich cieľom je potvrdiť, že spoločnosť neustále zdokonaľuje svoj vlastný systém riadenia.

Venujte pozornosť

V praxi sa zavedenie systému riadenia kvality môže stretnúť s určitými ťažkosťami. Ide o odmietnutie rozhodnutí zamestnancov, prerušenie dôvery medzi zamestnancami a rôznymi oddeleniami, nedostatočné porozumenie spoločným cieľom, nízka úroveň kultúry výroby atď.

Užitočné rady

Výber certifikačného orgánu by mal byť založený na cieľoch spoločnosti. Ak má v úmysle pracovať iba s ruskými klientmi, môžete sa obrátiť na domáci certifikačný orgán. Keďže medzinárodní partneri môžu požadovať uzavretie renomovaného západného certifikačného orgánu;

Len o systéme riadenia kvality