Ako opísať obchodný proces

V poslednej dobe existuje tendencia podnikania prejsť od funkčného k procesnému riadeniu, v súvislosti s ktorým sa výrazne zvyšuje úloha správneho popisu a formalizácie obchodných procesov. Až na konci týchto akcií môžeme hovoriť o optimalizácii obchodných procesov ako prostriedku na zvýšenie efektívnosti podniku.

Budete potrebovať

CASE-nástroj, ktorý vám umožňuje formalizovať obchodný proces v grafickom zápise.

Návod na použitie

1

Prvým je stručné a presné formulovanie názvu opísaného procesu, ktorý by mal byť zrozumiteľný a odrážať všeobecnú podstatu postupnosti krokov, ktoré tvoria obchodný proces. Napríklad namiesto „Podania žiadosti o výrobu položky do výroby a monitorovania jej vykonania“ stačí vymenovať proces „Monitorovanie výroby produktu“. Po druhé, je správne rozdeliť celý opísaný proces na menšie („atómové“) úlohy alebo podprocesové funkcie a určiť, postupnosť ich vykonávania. Pri takomto rozdelení bude opísaným procesom proces najvyššej úrovne. Úroveň podrobnosti procesu najvyššej úrovne sa môže líšiť, mala by však byť dostatočná na porozumenie publiku, ktoré použije váš popis.

2

Existuje niekoľko spôsobov, ako opísať obchodný proces. Najobľúbenejšia z nich je grafická, pomocou diagramov vytvorených v rôznych zápisoch (notácia je súbor znakov na označenie niečoho).

Najbežnejšie typy zápisov pre popis obchodných procesov sú IDEF0, BPMN, EPC (ARIS) atď.

Napríklad sa poďme zaoberať diagramom vykonaným v notácii BPMN (Notation Modeling Notation) pomocou nástroja CASE PowerDesigner (obr. 1). Hlavné prvky v diagrame sú:

1. „Proces“ (funkcia) - obdĺžnik zaoblený v rohoch;

2. „Prechod“ - procesy spájania šípok;

3. „Riešenie“ - kosoštvorec obsahujúci otázku, na ktorú možno odpovedať iba „Áno“ alebo „Nie“;

4. Podmienky - textové výrazy, za ktorých sa vykonáva prechod z jednej funkcie na druhú. Podmienky sú vždy uzavreté v hranatých zátvorkách. Niekedy je užitočné rozdeliť diagram na „Trasy“ - vertikálne alebo horizontálne časti, ktoré označujú jednotky podniku alebo zamestnancov zodpovedných za vykonávanie určitej funkcie. V takom prípade by sa mala ikona tejto funkcie nachádzať v jej časti. Okrem uvedených prvkov môže schéma obsahovať aj zoznam údajov, ktoré sú vstupom alebo výstupom procesu, ako aj odkazy na pravidlá alebo nariadenia, podľa ktorých sa táto alebo táto funkcia vykonáva. Príklad opisu obchodného procesu „Kontrola výroby výrobkov“ je uvedený na obrázku 1. Je ľahké si všimnúť, že tento diagram je veľmi podobný blokovému diagramu algoritmu na riešenie problému.

3

Grafický popis procesu sa môže tiež doplniť textovým popisom jeho funkcií subprocesu vo forme tabuľky obsahujúcej tieto stĺpce: názov procesu, jednotka (vlastník procesu), popis procesu, výsledok vykonania procesu. Príklad takého opisu je znázornený na obr. Ak sa očakáva ďalšia optimalizácia opísaného podnikového procesu, do tabuľky možno pridať aj stĺpec s popisom ťažkostí alebo nevýhod práve prebiehajúcich funkcií podprocesu.

Užitočné rady

Vždy dodržiavajte pravidlá vybraného grafického záznamu opisu obchodných procesov.

• M. Rybakov. Optimalizácia obchodných procesov.
• ako urobiť obchodný proces