Správa o výdavkoch: ako vyplniť dokument

Akýkoľvek doklad založený na prijatí peňazí vyžaduje správny formulár. Ak organizácia poskytla zamestnancovi finančné prostriedky na prípadné potreby, je potrebné sa o nich hlásiť vyplnením správy o výdavkoch.

Kto by mal vyplniť správu o výdavkoch

Riaditeľ nemôže bez peňazí dať organizácii peniaze žiadnemu zamestnancovi. Najprv by sa mal určiť zoznam zamestnancov, ktorí majú právo na preddavok v hotovosti spolu s následnou správou. Preto je potrebné vypracovať a vydať osobitný príkaz.

Ak podriadený potrebuje finančné prostriedky na vykonávanie podnikania, musí riaditeľovi poskytnúť vyhlásenie vo voľnom formáte. Je potrebné uviesť požadovanú sumu a účel, na ktorý sa peniaze požadujú. Ak riaditeľ s vyhlásením súhlasí, potom vyhlásenie osobne podpíše a uvedie, koľko umožňuje požičať si prostriedky a na ako dlho.

Je dôležité uviesť, že hotovosť môže byť vydaná iba zamestnancovi, ktorý už v plnej miere zaúčtoval všetky predtým prijaté sumy.

Zamestnanec niekedy môže potrebovať plnomocenstvo, ktoré musí byť vykonané v mene organizácie podľa zavedeného vzoru č. M-2 alebo č. M-2a. Tieto formuláre boli schválené v roku 1997 uznesením Federálnej štátnej štatistickej služby Ruskej federácie.

Za vynaložené peniaze, ktoré boli vydané v účtovnom oddelení organizácie, musí zamestnanec podať správu. Existuje určité obdobie, v ktorom je potrebné vyplniť a predložiť správu o výdavkoch. Je to 3 dni od konca obdobia, ktoré na formulári žiadosti uviedol vedúci organizácie.

Ak boli zamestnancovi poskytnuté finančné prostriedky na služobné cesty, mal by o nich podať správu v nasledujúcich 3 pracovných dňoch po návrate z pracovnej cesty.

Ako sa potvrdzuje výdavok pri hlásení výdavkov

Ak má zamestnanec nejaké peniaze, potom ho nebude schopný vrátiť pokladničnej spoločnosti. Najprv musíte zhromaždiť všetky dokumenty, ktoré potvrdzujú, že peniaze boli vynaložené konkrétne na potreby, na ktoré boli poskytnuté. Môže ísť o hotovostné a komoditné šeky, lístky, potvrdenky, úkony a iné formy prísneho podávania správ.

Po prijatí každého takého dokumentu je nevyhnutné skontrolovať, či je čitateľný dátum, množstvo a podrobnosti.

Všetky doklady zamestnancovi sa budú musieť zúčtovať.

Čo sa stane, ak správa o výdavkoch nebude vyplnená správne

Ak zamestnanec nesprávne vykonal alebo nepredložil predbežnú správu do 3 dní, dozorný orgán bude považovať prijaté prostriedky za príjem, z ktorého bude potrebné účtovať poistné a daň z príjmu fyzických osôb. Ak zamestnanec neskôr napriek tomu poskytne všetky potrebné dokumenty a správu, potom bude musieť účtovník prepočítať.

Poverený zamestnanec organizácie môže z mzdy zamestnanca zadržať čiastku, za ktorú nebol poskytnutý výkaz.

Základné pravidlá na prípravu správy o výdavkoch

Základom poskytnutia správy o výdavkoch sú tieto pravidlá:

1. Správa o výdavkoch musí byť podložená dokumentmi potvrdzujúcimi vynaložené sumy.

2. Doklady musia byť predložené najneskôr do 3 pracovných dní po skončení služobnej cesty, v období stanovenom manažérom alebo od okamihu odchodu do práce po chorobe alebo dovolenke.

3. Správa sa vypracúva v osobitnom formulári č. AO-1. Je tiež povolené použiť formulár správy o výdavkoch, ktorý schvaľuje vedúci organizácie.

4. Iba manažér musí byť zodpovedný za schválenie správy o výdavkoch.

5. Výkaz výdavkov vyplní zamestnanec, ktorý peniaze utratil. Niektoré informácie by mal zadať aj účtovník.

V správe o výdavkoch by sa mali uviesť tieto údaje:

1. Informácie o spoločnosti, ktorá vydala peniaze zamestnancom.

2. Informácie o zamestnancovi, ktorý dostal prostriedky od organizácie.

3. Účel, na ktorý je potrebné poskytnúť peniaze zamestnancovi spoločnosti.

4. Sum.

5. Údaje o všetkých výdavkoch s potvrdením.

6. Zostatok, ak existuje.

Na konci sa podpisujú zamestnanci a zamestnanci účtovného oddelenia, ktorí vydali peniaze a zvyšok dostali.

V správe o výdavkoch sa nevyžadujú známky. Je to preto, že dokument je interný. A nejde nad rámec organizácie. Od roku 2016 majú okrem toho všetky právnické osoby, nielen jednotliví podnikatelia, všetky práva neschvaľovať svoje dokumenty pečiatkami a pečaťami.

Správa je vyplnená v jednej kópii. Je súčasťou pôvodnej dokumentácie a pri jej návrhu by sa nemala zamieňať. Ak z nejakého dôvodu nebolo možné vyhnúť sa blotovaniu alebo nesprávnemu vyplneniu, je lepšie prijať nový formulár a vyplniť ho novým spôsobom.